院内で優秀な事務員の特徴、見つけ方（若手の医療従事者は特におすすめ）
こんにちは！
noteから来てくださった方、ありがとうございます。
noteでは事務職員が提供できる価値について書きましたが、実践するにあたりどのような事務員を選ぶべきかを説明します。
自分で言うのもなんですが、こんな情報はほかのどんな医療系や病院での働き方についての記事にも書いていないと思います！
私が考える優秀な事務員
それは「しっかり院内外の知識があり、どの職種とも健全な関係が築ける人」だと思います。
ではどうすればそんな事務員を見つけることができるのかをお教えします。
※これは医療職の方へ向けた記事なので事務職の方にとっては疑問が残る点もあるかと思います。その点はご了承ください。
STEP1 まずは話しかけてみる！
早速ですが、まずは事務室に行って話しかけてみましょう！
廊下のすれ違いざまでもOKです！
部署の提出物のついででも、人事手続き、積立制度の質問でもなんでもいいので理由を作って話しかけてみてください。
ここでのチェックポイントは「知識」「人柄」「ヒアリング力」です。
知識
事務職では職務分掌により「誰がどの業務を行うのか」ということが決まっています。
自分の担当業務について詳しいのは大前提です。
優秀な方というのは、周りの同僚の業務についても大部分を把握しています。
ですので、何か話を振ったとき「担当業務について詳しく知っているか」「（担当でなかった場合）適切な人に引き継げているか」をチェックしてください。
人柄
あなたがカウンターや窓口にたどり着き、やり取りを終えるまでの一連の流れを見てください。
「挨拶ができるか」「朗らかに接してくれるか」「他の人に丁寧に仕事をつないでいるか」がポイントです。
対応を待っている間に事務室内を眺めてみるのもいいかもしれません。
無意識に醸し出す雰囲気だけでも分かるものですよ。
当たり前ですが今後も良好な関係を築いていくには欠かせない要素です。
ヒアリング力
事務職は院内で起きた問題の解決や、部署間・担当者間の調整など、何かのなかだちとなることが多い仕事です。
そのため、どんな案件においてもまずは「事実を正確に捉えること」が必要です。
事実にもとづいて対応するには相手から「経緯・事実・意向（要望）」をヒアリングする力、傾聴の力が求められます。
「窓口に来たあなたの要望を正確に理解できるか」「そのために適切なアプローチをとれるか」をチェックしてください。
一を聞いて十を知れる事務員はそんなにいなくても、「お互いの言っていることが分かる」「同じゴールを目指してくれる（目指せる）」人かどうかはすぐに分かるはずです。
STEP2 周りの評判を聞いてみる！
STEP1を何人かに行えば大体事務員の良し悪しは分かると思います。
ですが、お忙しい皆さんにそんなお手間を取らせるわけにはいかないので近道します。
すでに仲の良い事務員がいれば何気なく話しかけ、評価を知りたい方を話題に出してみてください。
できれば褒める内容がいいと思います。
例）「〇〇さん頑張ってますよね」「〇〇さん対応がいいですよね」「いい人ですね」
同僚内で評価されていれば「そうですね！」「伝えときます！」などなど肯定的な答えが返ってきます。
そうでなければ「そうですかね？笑」「うーん...」といった感じの答えが返ってくると思います。
事務職って閉塞感に満ちた狭いコミュニティです。
人数も少なく距離も近い分、同僚に対しても良い面悪い面思うところが沢山あります。
ですのでこのリアクションと評価の相関には結構自身があります。笑
ちなみにイジるような答えであれば愛されている証です。
きっと良い人です。
このSTEP2を踏むメリットは「外づらだけ良い人か見極める」ためです。
他部署の前でだけいい恰好して自部署では散々...そんな事務員は結構多いです。
利用するだけならいいですが、継続的な関係はおすすめできません。
STEP3 一緒に仕事をする！
言わずもがなですね。
特にイベント関係や委員会など、固定メンバーで継続して行う仕事だとなおよいです。
STEP1、2でチェックした点、器量の良さなど全てが分かります。
とはいえ委員会の委員となるのは係長クラスかそこそこの年次の方以上が多いと思います。
そのため、若い年次の方は事務部門に連絡する機会などを利用してみてください。
内向的な事務員でない限り、院内で同世代の顔見知りができることをとてもとても喜ぶと思います。
事務員は本人が相当アクティブな方か、他部署との連携が密に取れている病院でなければなかなか他部署の方と仲良くなれません。
事務員側は仲良くしたいと思っていても、なんせ仕事内容が1対多数です。
何かの業務で誰かを選ぶ必要がある場合も「〇〇部署の〇〇さん」なんて指名することは不自然極まりないですし、ひいき・忖度とも思われかねないので出来ません。
仕事相手も所属長、管理職ばかりです。
また、言葉のとおり「事務的な手続き」でしか関わらないので、普段から同じ病棟でそれぞれの専門性を活かす連帯感を抱くことはできません。
ですので相手もそんなに悪い気はしない、むしろポジティブに捉えてくれる！と思ってチャレンジしてみてください！
まとめ
いかがでしたか？
ちゃんとどこにも書いていないような内容になってましたでしょうか。笑
今回の記事をおそらく事務の同僚が読んだら「余計なことを書くな」「仕事が増えるだろ」と怒られてしまうと思います。笑
でもその一方で、他職種と交流したい！という思いは否定できないと思います。
もちろん例外はいて、淡々と与えられた職務をこなす、仕事は最低限の交流でOK、という人もいます。
それもキャリア観の一つなのであって然るべきです！
皆さんの職種でもきっと似ている方がいらっしゃいますよね。
今回の記事がきっかけで、他職種交流がもっと進むといいなと思います！
ちなみに今回の記事にちらっと出てくる委員会にまつわる事務職の悲哀はこの記事に書いておりますのでよかったら読んでみてください。
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お読みいただきありがとうございました！！
コスパ良し。お気に入りです。ぜひお試しあれ。 |
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